A heti tervezés segít összekapcsolni a hosszabb távú célokat a napi feladatokkal. Egy teljes hónap könnyen túl távolinak tűnhet, egyetlen nap pedig nem mindig mutatja meg, hogyan oszlik el a terhelés. A heti áttekintés éppen ezért sokak számára ideális középutat jelent.
A tervezéshez érdemes minden héten ugyanazt az időpontot választani. Ez lehet péntek délután, vasárnap este vagy hétfő reggel.
Először a rögzített programokat írd be
Kezdd azokkal az eseményekkel, amelyek időpontja nem változtatható meg:
- munkahelyi megbeszélések;
- ügyféltalálkozók;
- tanórák;
- vizsgálatok;
- edzések;
- utazások;
- családi programok;
- határidők.
Ezek után láthatod, mennyi szabad idő marad a többi feladatra.
Válassz három heti prioritást
A hosszú teendőlista könnyen túlterhelővé válhat. Jelöld ki azt a három eredményt, amelynek mindenképpen el kell készülnie a hét végéig.
A prioritás lehet például:
- egy ajánlat elkészítése;
- egy vizsgára való felkészülés;
- egy fontos ügy elintézése;
- egy szoba rendbetétele;
- egy projekt lezárása;
- egy családi esemény megszervezése.
A kisebb feladatokat ezek köré oszd el.
Ne tervezz minden napra ugyanannyit
A hét napjai ritkán egyformák. Lehetnek sűrű, találkozókkal teli időszakok és nyugodtabb napok. A feladatokat ne egyenletesen, hanem a rendelkezésre álló idő és energia alapján oszd el.
A nehezebb teendőket lehetőleg olyan időpontra tervezd, amikor általában jobban tudsz koncentrálni. A rövidebb adminisztrációt, e-maileket és telefonokat csoportosíthatod egy kevésbé produktív időszakra.
A heti tervező 2027 használatával egyszerre láthatod a hét napjait, így könnyebben felismerheted a túlzsúfolt időszakokat. Az Irodaplus kínálatában többféle méretű heti tervező és kalendáriumbetét is szerepel.
Hagyj szabad időblokkokat
Ha minden időpontot előre kitöltesz, egyetlen váratlan telefonhívás vagy elhúzódó feladat is felboríthatja a terveidet.
Hagyj időt:
- váratlan ügyekre;
- utazásra;
- előkészületekre;
- feladatok lezárására;
- rövid szünetekre;
- pihenésre.
Zárd le a hetet
A hét végén nézd át, mit sikerült elvégezned, és mely feladatokat kell áthelyezned.
Tedd fel magadnak:
- Mi készült el?
- Mi maradt el?
- Miért nem jutott rá idő?
- Valóban fontos még?
- Át kell tenni a következő hétre?
- Melyik szokás működött jól?
A heti tervezés célja nem az, hogy minden napot merev szabályok közé szoríts. Inkább abban segít, hogy tudd, mire szeretnél időt fordítani, és ne kizárólag a legsürgősebb feladatok irányítsák a hetedet.
