Az év eleje sok vállalkozásnál az új tervek, költségvetések és munkafolyamatok kialakításának időszaka. Ilyenkor nemcsak a stratégiai célokat érdemes áttekinteni, hanem az iroda működéséhez szükséges készleteket is.
Egy jól előkészített évkezdő beszerzés megelőzheti, hogy január közepén derüljön ki: elfogyott a nyomtatópapír, nincs megfelelő iratrendező, vagy hiányzik egy fontos adminisztrációs kellék.
Kezdd leltárral az évet
Az év eleji készletfelmérés jó lehetőséget ad arra, hogy megszabadulj a használhatatlan, sérült vagy elavult termékektől. Ellenőrizd a szekrényeket, fiókokat, raktári polcokat és közös tárolókat.
A leltár során különítsd el:
- a használható készleteket;
- a sérült termékeket;
- a feleslegesen nagy mennyiségben tárolt eszközöket;
- a kifogyóban lévő kellékeket;
- a már nem kompatibilis nyomtatókellékeket;
- az archiválandó dokumentumokat.
A felmérés után pontosabb rendelési listát készíthetsz.
Gondolj az iratrendezésre
Az előző év dokumentumait gyakran januárban kell lezárni, archiválni vagy átadni a könyvelésnek. Ehhez megfelelő iratrendezőkre, archiválódobozokra, címkékre és lefűzhető tasakokra lehet szükség.
Hasznos kellékek lehetnek:
- emelőkaros iratrendezők;
- gerinccímkék;
- archiválódobozok;
- elválasztólapok;
- genothermek;
- dokumentumtartó mappák;
- etikett címkék.
A feliratozás során használj egységes rendszert, hogy később is gyorsan megtaláld a keresett dokumentumokat.
Készíts éves beszerzési tervet
Az év elején érdemes áttekinteni az előző évi fogyási adatokat. Ha tudod, mennyi papír, boríték, toll vagy toner fogyott el, pontosabb költségkeretet állíthatsz össze.
Az irodaszer rendelés megtervezésekor oszd a termékeket három csoportba:
- rendszeresen fogyó alapanyagok;
- időszakosan szükséges kellékek;
- ritkán vásárolt, tartós eszközök.
Az Irodaplus webáruház segítségével egy helyen állíthatod össze az évkezdéshez szükséges írószer-, papír- és iratrendezési készletet.
Ellenőrizd a technikai eszközöket is
Az év eleji felmérés ne csak a klasszikus irodaszerekre terjedjen ki. Nézd át a nyomtatókat, iratmegsemmisítőket, laminálógépeket, számológépeket és címkenyomtatókat is.
Ellenőrizd:
- megfelelően működik-e az eszköz;
- van-e hozzá elegendő kellékanyag;
- szükséges-e karbantartás;
- továbbra is kompatibilis-e a használt rendszerrel;
- gazdaságos-e még az üzemeltetése.
Legyen kijelölt beszerzési felelős
A párhuzamos rendelések és a felesleges vásárlások elkerülése érdekében érdemes egy személyt kijelölni a beszerzések koordinálására. A munkatársak egy közös listán jelezhetik az igényeiket, a felelős pedig ellenőrizheti a készletet és összevonhatja a rendeléseket.
A jól előkészített évkezdés hozzájárul ahhoz, hogy az iroda működése már az első munkanapoktól szervezett és kiszámítható legyen.
